Het optimaliseren van uw facturen

In het artikel van 26 oktober (het belang van debiteurenbeheer) is de relevantie van een correcte factuur kort besproken. De eerste stap van een goed debiteurenbeheer is dat de verzonden facturen niet voor verwarring of onnodig tijdverlies zorgen. Aan de hand van zes tips zullen we kort uiteenzetten waaraan uw factuur minimaal moeten voldoen. In de voorbeeldfactuur die gebruikt wordt door Aertery zijn alle tips opgenomen. Het nummer van de tip komt overeen met het rode nummer op de factuur, zo kunt u gemakkelijk zien hoe de tip verwerkt kan worden.

1. Goede factuurspecificatie:
De factuurspecificaties dienen gebruikt te worden om het te betalen bedrag te verduidelijken, een aantal onderdelen moet goed gedefinieerd worden. De meeste vragen van de klant worden veroorzaakt door onduidelijkheden of foutieve toelichtingen. Voor beide partijen is het efficiënter om de specificaties van een hoge kwaliteit te maken, hierdoor kunt u eerder beschikken over uw geld. Zaken waarin veel fouten worden gemaakt zijn: kortingen, het btw bedrag en een logische opbouw van het totaalbedrag.

2. Voluit schrijven van de vervaldatum en de betalingsperiode:
Vermeld altijd duidelijk de vervaldatum en betalingsperiode op de factuur. Dit voorkomt dat de betaler de vervaldatum zelf moet gaan berekenen en uiteindelijk met excuses kan komen waarom er niet op tijd betaald is. Op deze manier is er duidelijkheid voor alle partijen.

3. Geef uw coderingen altijd duidelijk aan:
T.a.v. factuurnummers (enz.): zet nooit zomaar een aantal codes op uw factuur, maar omschrijf altijd duidelijk wat welke code betekent. Wanneer u namelijk gebruikt maakt van o.a. factuurnummers, dossier en referentienummers dan kunnen deze verschillende soorten codes tot verwarring zorgen.

4. Duidelijke gegevens van de ontvanger en de verzender:
Naast dat het wettelijk verplicht is om contactgegevens van de verzender en ontvanger op de factuur te vermelden, is het ook handig voor de klant. Toch is bij verrassend veel facturen de verzender vergeten om de bankgegevens te vermelden, dit terwijl dit toch het doel is van een factuur.

5. Factuur is een marketinginstrument:
Iedere contactmoment met de klant is een marketingtool, zo dus ook de factuur. Zorg er dus duidelijk voor dat de opmaak er verzorgd uit ziet. Dit leidt tot vertrouwen bij de klant en zorgt uiteindelijk dat uw producten beter beoordeeld worden.

6. Belastingdienst eisen:
De belastingdienst stelt een aantal eisen aan uw factuur, deze gegevens zijn: Uw btw-identificatienummer, het factuurnummer, de factuurdatum, uw naam en adres, de naam en het adres van uw afnemer, de datum van de levering of de dienst, de hoeveelheid en de soort geleverde goederen en de omvang en de soort geleverde diensten. De inhoud van deze gegevens staan verder vermeld en gespecificeerd op de website van de belastingdienst. 

Dit zijn tips ten aanzien van facturenverbetering. Toch zal iedere factuur per situatie geïnterpreteerd moeten  worden. Deze tips dienen als checklist om uw huidige factuur te controleren.