Waar let ik op bij het kiezen van een incassopartner?

Heeft u nog geen ervaring met het kiezen van de juiste incassopartner of bent u op zoek naar de juiste incassopartner? Dit artikel zal u door middel van vijf adviezen begeleiden opdat u de meest verantwoorde en juiste keuze maakt.

Vertrouwen is het belangrijkste uitgangspunt in het kiezen van de geschikte partner. Zo moet het incassoproces niet alleen gericht zijn op het incasseren van de vordering maar net zo goed op het behouden van uw klanten.

1. Wat kost incasso u?
   • Wat zijn de kosten die berekend worden, wanneer alleen de hoofdsom geïncasseerd wordt?
   • Wat is de hoogte van de provisie kosten die berekend worden?
   • Wat gebeurt er als er niet wordt geïncasseerd of er sprake is van terugtrekking?

Incassokosten worden normaliter op de debiteur verhaald. Maar vaak wordt vergeten dat als deze kosten niet op de debiteur verhaald worden, u deze kosten zult moeten voldoen. Veelal dient u dossierkosten te betalen voor een vordering die niet geïncasseerd wordt, houdt u rekening met dit bedrag.

2. Hoe vaak heeft uw incassopartner contact met u?
   • Wanneer krijgt u een statusoverzicht van de vordering?
   • Zijn er online mogelijkheden?
   • Heeft u inspraak op de onderhandelingen die plaats vinden tijdens het invorderingsproces?

Contact is een zeer belangrijk uitgangspunt bij incasso. Als uw incassopartner zowel voor, tijdens als na het incasseren contact met u onderhoudt weet u altijd waar u aan toe bent. Soms moet er een betalingsregeling worden overeengekomen, dit dient altijd in samenspraak te zijn met u als klant.

3. Wat voor verbintenis heeft u met uw incassopartner?
   • Dient u abonnementskosten te betalen?
   • Wat is de duur van het contract

Het onderscheid tussen incassobureaus is behalve de benadering van uw debiteuren tevens het contract. Als u een verbintenis aangaat volgens een betaald contract, moet u zich afvragen is dit de moeite waard? Waar ligt hierin de meerwaarde? En wat is de duur van het contract?

4. Wat levert incasso u op?
   • Worden deelbetalingen wel direct uitbetaald of dient u hierop te wachten?
   • Blijft de debiteur klant nadat er benaderd is?

Hoofdzaak bij incaso is uiteraard dat e.e.a. oplevert. Een van de zaken hierin is ook om direct over gelden te beschikken die u behoren toe te komen. Hier kunt u denken aan deelbetalingen die direct aan u worden overgemaakt. Daarnaast moet bij incasso bovenal centraal staan dat de debiteur wel een langere termijn relatie dient te blijven.

5. Wat als u gerechtelijk dient te gaan?
   • Hoe vaak eindigt een vordering van uw incassopartner gerechtelijk?
   • Wordt deze gerechtelijke fase ingelast in samenspraak met u?

Soms zal een incasso gerechtelijk moeten gaan. Hiervan dient u van te voren wel duidelijk te weten wat u kunt verwachten. Als de vorderingen van uw incassopartner te regelmatig in de gerechtelijke fase belanden dan kunt u hier vraagtekens bij zetten. Daarnaast dient u altijd volledig geïnformeerd te worden over dit proces. Tenslotte kan een te lage vordering veel te duur zijn om een gerechtelijke fase in te gaan.

Als allerlaatste dient u rekening te houden met websites waar uw incassopartner een slechte review krijgt.. Hierbij kunt u tevens denken aan programma’s als Kassa en Tros Radar.

Kortom weegt u alle factoren goed af voordat u een definitieve keuze maakt.

Veranderende incassomaatregelen 2012:

Het ministerie van Veiligheid en Justitie is de afgelopen maanden bezig geweest om het Nederlandse incassotraject te veranderen. Het ministerie wil dit bereiken door verschillende maatregelen in te voeren, die mede gepaard gaan met enkele veranderingen in de wet.

1.   Door incasso uitbesteding voordeliger te maken wil het ministerie het gebruik van incassobureaus stimuleren. Debiteuren zullen beschermd worden tegen hoge kosten: het wetsvoorstel houdt in dat er een maximum prijs wordt gesteld aan te berekenen incassokosten. De maatregel houdt in: dat een vast percentage van het hoofdbedrag berekend mag worden als incassokosten richting de klant. Aangezien de gemaakte kosten van een grote vordering lager kunnen uitvallen dan bij een kleine vordering, is dit een markante maatregel. De door te berekenen maximale incassokosten blijven van tevoren vastgesteld, dit voorkomt achteraf disputen gebaseerd op kosten.


2. Het incassoproces kan doelmatiger worden door een verhoging van de griffierechten. Het ministerie van Veiligheid en Justitie is voornemens vanaf juli 2012 de griffierechten te verhogen. Griffierechten zijn een deel van de kosten wanneer u een procedure voert bij de rechtbank, het gerechtshof of de Hoge Raad. De intentie van deze maatregel is dat incassozaken in een eerder stadium tot een schikking leiden, in plaats van dat de zaak door de rechter besloten word. Hierdoor zullen alleen nog zaken met een onoplosbaar mening verschil, gerechtelijk moeten worden besloten. Door het verhogen van de griffierechten zal de werkdruk van de rechtbanken worden verlicht, dit moet uiteindelijk leiden tot de benodigde bezuinigingen.


3.  Door het opstellen van regels om laatbetalers te straffen, zal het nog efficiënter worden een incassozaak uit handen te geven. De ministerraad heeft ingestemd met een wetsvoorstel dat overheidsinstanties binnen 30 dagen facturen moeten betalen. De overheid wil hiermee een voorbeeldfunctie zijn voor de gehele economie. Het bedrijfsleven zal door deze bevordering, eerder beschikken over hun gelden en dit verbeterd de werkkapitaalcyclus. Daarnaast mogen schuldeisers straks minimaal 40 euro incasso vergoeding eisen aan laatbetalers en komt er een maximum van 60 dagen betalingstermijn bij handelstransacties.

De eerder genoemde maatregelen worden ingevoerd zodat laat betalers op een zo kwalitatief mogelijke manier kunnen worden aangepakt. Deze versoepeling zal uiteindelijk leiden tot meer betalingstransacties en tot extra vertrouwen in het Nederlandse rechtenstelsel. Elke maatregel zal op zijn eigen manier een impact hebben op het incassotraject:

            (maatregel 1) Incasso zal voordeliger worden
            (maatregel 2) incassoproces zal doelmatiger worden
            (maatregel 3) Incasso zal efficiënter worden, duidelijke regels om laatbetalers te straffen

De Aertery blog is uitgebreid met een RSS-feed

De Aertery blog is uitgebreid met een RSS-feed.

Aertery heeft zijn blog uitgebreid met een RSS-feed, op deze manier kunt u nog gemakkelijker op de hoogte blijven van onze artikelen. Wanneer u de link van de RSS toevoegt aan uw RSS-reader of Microsoft Outlook, dan komen de publicaties automatisch bij u binnen.

De afkortingen van RSS staan voor:

- Really Simple Syndication
- RDF Site Summary

In beiden omschrijvingen van RSS staat tijdsbesparing voorop.  Zowel Really Simple Syndication als RDF Site Summary: betekenen in beiden gevallen dat de verspreide informatie van de RSS gemakkelijk verwerkbaar is. Als u nog geen RSS-reader heeft of u wilt nog wat meer informatie over RSS en welke RSS-reader het beste bij u past volg dan deze link: Top 10: RSS voor beginners.

Dus aarzel niet en voeg nu onze RSS-feed toe!

Het optimaliseren van uw facturen

In het artikel van 26 oktober (het belang van debiteurenbeheer) is de relevantie van een correcte factuur kort besproken. De eerste stap van een goed debiteurenbeheer is dat de verzonden facturen niet voor verwarring of onnodig tijdverlies zorgen. Aan de hand van zes tips zullen we kort uiteenzetten waaraan uw factuur minimaal moeten voldoen. In de voorbeeldfactuur die gebruikt wordt door Aertery zijn alle tips opgenomen. Het nummer van de tip komt overeen met het rode nummer op de factuur, zo kunt u gemakkelijk zien hoe de tip verwerkt kan worden.

1. Goede factuurspecificatie:
De factuurspecificaties dienen gebruikt te worden om het te betalen bedrag te verduidelijken, een aantal onderdelen moet goed gedefinieerd worden. De meeste vragen van de klant worden veroorzaakt door onduidelijkheden of foutieve toelichtingen. Voor beide partijen is het efficiënter om de specificaties van een hoge kwaliteit te maken, hierdoor kunt u eerder beschikken over uw geld. Zaken waarin veel fouten worden gemaakt zijn: kortingen, het btw bedrag en een logische opbouw van het totaalbedrag.

2. Voluit schrijven van de vervaldatum en de betalingsperiode:
Vermeld altijd duidelijk de vervaldatum en betalingsperiode op de factuur. Dit voorkomt dat de betaler de vervaldatum zelf moet gaan berekenen en uiteindelijk met excuses kan komen waarom er niet op tijd betaald is. Op deze manier is er duidelijkheid voor alle partijen.

3. Geef uw coderingen altijd duidelijk aan:
T.a.v. factuurnummers (enz.): zet nooit zomaar een aantal codes op uw factuur, maar omschrijf altijd duidelijk wat welke code betekent. Wanneer u namelijk gebruikt maakt van o.a. factuurnummers, dossier en referentienummers dan kunnen deze verschillende soorten codes tot verwarring zorgen.

4. Duidelijke gegevens van de ontvanger en de verzender:
Naast dat het wettelijk verplicht is om contactgegevens van de verzender en ontvanger op de factuur te vermelden, is het ook handig voor de klant. Toch is bij verrassend veel facturen de verzender vergeten om de bankgegevens te vermelden, dit terwijl dit toch het doel is van een factuur.

5. Factuur is een marketinginstrument:
Iedere contactmoment met de klant is een marketingtool, zo dus ook de factuur. Zorg er dus duidelijk voor dat de opmaak er verzorgd uit ziet. Dit leidt tot vertrouwen bij de klant en zorgt uiteindelijk dat uw producten beter beoordeeld worden.

6. Belastingdienst eisen:
De belastingdienst stelt een aantal eisen aan uw factuur, deze gegevens zijn: Uw btw-identificatienummer, het factuurnummer, de factuurdatum, uw naam en adres, de naam en het adres van uw afnemer, de datum van de levering of de dienst, de hoeveelheid en de soort geleverde goederen en de omvang en de soort geleverde diensten. De inhoud van deze gegevens staan verder vermeld en gespecificeerd op de website van de belastingdienst. 

Dit zijn tips ten aanzien van facturenverbetering. Toch zal iedere factuur per situatie geïnterpreteerd moeten  worden. Deze tips dienen als checklist om uw huidige factuur te controleren.

Het belang van goed debiteurenbeheer

Het belang van een goed debiteurenbeheer wordt steeds belangrijker voor bedrijven. In tijden van  crisis is het lastig om kapitaal vrij te maken voor nieuwe en soms zelfs lopende projecten. Uit een onderzoek van PWC (2011)  blijkt dat er veel ruimte voor verbetering is in relatie tot de werkkapitaal cyclus. Voor bedrijven is een interne financiering, door het optimaliseren van het debiteurenbeheerproces, gemakkelijker dan bijvoorbeeld een financieringsaanvraag bij een externe partij. 

Uit het onderzoek blijkt dat in sommige industrieën tot wel 30% van het werkkapitaal vrij gemaakt  kan worden, wanneer er geschakeld wordt naar een efficiëntere werkkapitaal cyclus. Deze efficiëntie kan behaald worden door: duidelijkere facturen, pro-actieve klantbenadering en snel oplossend vermogen. Deze proces verbeteringen zijn voor veel CFO´s de afgelopen jaren een steeds grotere zorg geworden en daarom een “hot issue”. De zogenaamde “cost of credit” dient te worden gereduceerd. 

Een optie voor veel bedrijven is gebruik te maken van een externe partij om zorg te dragen voor hun debiteurenportefeuille. Het aantal bedrijven dat gebruik maakt van dit soort debiteuren uitbestedingdiensten, bleef de afgelopen jaren gestaag groeien. Specialisten op dit terrein handelen  efficiënter, waardoor  hogere rendementen kunnen worden behaald per verzonden factuur. Deze efficiëntie word behaald door extra kennis, ervaring en focus op de uitbestede debiteuren.  Naast deze diensten bieden dit soort bureaus meestal een incassodienst aan, zodat direct daadkrachtiger af te handelen is met wanbetalers. In een zogenaamde ``onlosmakelijke flow``. 

Debiteurenbeheer Outsourcing

Aertery is een bedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in kasstromen verbetering. Met een team van jonge enthousiaste mensen, werken zijn aan het debiteurenbeheer van een aantal gerenommeerde partners. Vanuit het centrum van Rotterdam dragen wij zorg voor de afhandeling van het gehele of gedeeltelijke beheertraject van haar opdrachtgevers.  Naast telefonisch contact, email en brieven maakt Aertery gebruik van een eigen ontwikkelde software die debiteurenbeheer optimaliseert en resultaten behaald die opmerkelijk te noemen zijn. Door middel van deze webbased applicatie kunt u gemakkelijk meekijken hoe het incassoproces op uw debiteuren verloopt.  All in all een zeer professionele oplossing die gedeeltelijk of voor het geheel van uw debiteurenproces in 1 flow kan worden aangeboden.

Aertery gaat voor de Social media

De afgelopen jaren is het belang van de sociale media binnen de Nederlandse cultuur toegenomen. Hiermee is de Nederlandse consument koploper in het gebruik van sociale media (Comscore, 2011). Twitter, Facebook en LinkendIN zijn na Hyves de meest gebruikte social networks onder de Nederlandse bevolking.

Deze explosieve groei in sociale media gebruikers is Aertery niet ontgaan. Als innovatief bedrijf zal Aertery als één van de eerste starten met een sociale media strategie. Deze aankondiging is hiervan de eerste verwoording ten aanzien van de nieuwe strategie.

Via een uitgebalanceerde combinatie van verschillende sociale media kanalen zal Aertery u meer bewust maken over risico’s, verbeterpunten en mogelijkheden ten aanzien van u werkkapitaal. Bij ieder bedrijf is namelijk winst te behalen in  debiteuren, incasso en cashflows. Vraagstukken over werkkapitaal staan bij iedere werknemer op de agenda; “money makes the world go round”. Vandaar dat de publicaties nuttig zijn voor zowel CFO’s als lagere posities binnen een onderneming.

Om gebruikers aan te spreken zal er gebruik gemaakt worden van Facebook, Twitter en LinkendIN. Tevens zal er gebruikgemaakt worden van een Aertery Blog, hierop zal de nodige achtergrond informatie verschaft worden. De Aertery Blog zal hierdoor tevens gebruikt worden als databank, hierop kunnen geïnteresseerde reeds gepubliceerde artikelen bekijken. Dit archief kan door de huidige klanten gebruikt worden om financiële vraagstukken op te lossen en kan beschouwd worden als een extra gratis service.

De komende periode zal er hard gewerkt worden om deze database tot stand te laten komen. Wij als Aertery zijn er van overtuigd dat deze service iets extra’s brengen binnen u huidige organisatie. Wanneer u een suggestie heeft ten aanzien van dit artikel of over de werkzaamheden van Aertery in het algemeen, aarzelt u dan niet om te reageren door bijvoorbeeld een reactie te plaatsen op de blog of een mail naar: info@aertery.com.

Concepten voor een gezonde kasstroom

Welkom bij Aertery

Als u op zoek bent naar oplossingen voor verbetering van uw kasstroom bent u bij Aertery zeker aan het goede adres. Optimaliseren van het rendement uit een debiteurenportefeuille is ons specialisme.

Histrotie:
Aertery startte haar activiteiten in mei 2007 onder de bezielende leiding van de heer Tjaart Burema. Aertery richtte zich met name op het ondersteunen van bedrijven met als doel de operationele geldstromen te verbeteren. Daartoe werd er een keur aan oplossingen aangeboden die in belangrijke mate bijdroegen aan deze doelstelling. In het toenmalige pand in Krimpen aan den IJssel groeide de onderneming sterk. Dit leidde er toe dat Aertery haar activiteiten in december 2010 diende te verplaatsen naar Rotterdam in het "Westblaakgebouw".

Heden en Toekomst:
Vanuit de huidige locatie in Rotterdam bedient Aertery toonaangevende bedrijven in geheel Nederland. Aertery heeft zich ontwikkeld als volwaardig business partner voor bedrijven die hun kasstroompositie in lijn willen brengen met hun interne doelstellingen.

Kennis en ervaring:
De huidige directie van Aertery beschikt over meer dan 45 jaar ervaring in receivable management. Voor de oprichting van Aertery zijn zij bij gerenommeerde internationale marktleiders verantwoordelijk geweest voor complexe outsourceprojecten, incassoprocessen en kredietinformatie voor in binnen enbuitenland opererende relaties. Dit verzekert u van een professionele en rendabele behandeling van het uit te besteden traject.